Der Rat der Gemeinde Stuhr nimmt die Prüfungsmitteilung des Niedersächsischen Landesrechnungshofes (LRH) zur überörtlichen Prüfung „Kommunales Forderungsmanagement“ zur Kenntnis.

 

Beyersdorff

 

Mit Schreiben vom 18.06.2024 wurde der Gemeinde Stuhr mitgeteilt, dass der niedersächsische Landesrechnungshof (LRH) beauftragt wurde eine überörtliche Prüfung gemäß § 1 bis 4 NKPG zum Thema „Kommunales Forderungsmanagement“ durchzuführen. Die örtliche Erhebung fand im Oktober 2024 statt. Am 04.04.2025 leitete der LRH schließlich, mit Übersendung des Entwurfs der Prüfungsmitteilung, das Stellungnahmeverfahren ein. Auf Abgabe einer Stellungnahme seitens der Gemeinde Stuhr wurde nach Sichtung der Entwurfsmitteilung verzichtet. Am 07.07.2025 übersendete der LRH die finale Prüfungsmitteilung.

 

Gemäß § 5 Absatz 1 NKPG ist dem Rat eine Zusammenfassung über den wesentlichen Inhalt des Schlussberichtes bekanntzugeben.

 

Durchführung und Anlass der Prüfung

Ein wirksames Forderungsmanagement ist für Kommunen wichtig und herausfordernd zugleich. Ziel ist es, Forderungen möglichst zügig und vollständig zu realisieren und Forderungsausfälle zu vermeiden. Die Bewahrung einer Kommune vor einem wirtschaftlichen Schaden wird dabei als übergeordnetes Ziel definiert. Der Nutzen eines erfolgreichen Forderungsmanagements liegt dabei auf der Hand. Erträge werden zügig realisiert und die gewonnene Liquidität sichert die Finanzplanung der Haushaltsaufstellung. Im besten Fall profitiert die Kommune auch noch von Zinserträgen. Ein wirksames Forderungsmanagement trägt damit sowohl zur Liquiditätssicherung als auch zum Haushaltsausgleich bei.

 

Insgesamt wurden zwölf Gemeindekassen und die dazugehörigen Vollstreckungsbehörden geprüft. Die Kommunen hatten zwischen ca. 21.500 und 42.900 Einwohner*innen. Die Prüfung bezog sich auf die Haushaltsjahre 2021 bis 2023.

 

Wesentliche Prüfungsergebnisse

Mit Blick auf die Wirtschaftlichkeit hat die Vollstreckungsbehörde Vollstreckungsfälle zeitnah und zügig zu erledigen. Vorgaben zu Fristsetzungen und Informationen zum Bearbeitungsstand sind unerlässlich.

•     Die Gemeinde Stuhr hat bisher keine schriftlichen Vorgaben dazu definiert.

 

Im Bereich des Mahnwesens sind zeitliche Vorgaben hilfreich. Um den Handlungsdruck auf die Zahlungspflichtigen zu erhöhen, sollten die Kommunen zumindest alle 14 Tage Mahnläufe durchführen. Dabei sollten sie alle Forderungen einbeziehen, die zehn Tage oder länger fällig sind.

•     Bei der Gemeinde Stuhr wird dies bereits alle 14 Tage umgesetzt.

 

Für ein wirtschaftliches Handeln kann es vorteilhaft sein, die Fachverantwortung für die Leistungserbringung und die Ressourcenverantwortung in einer Hand zu bündeln.

•     Bei der Gemeinde Stuhr ist dies der Fall.

 

Das Forderungsmanagement wird von den Produktverantwortlichen gesteuert. Dafür werden Informationen zur Entwicklung des Arbeitsvolumens, der Effektivität und der Effizienz benötigt, um wirtschaftlich zu handeln.

•     Die Gemeinde Stuhr steuerte das Forderungsmanagement teilweise mittels dieser notwendigen Daten.

 

Ob die Kommunen effektiv und effizient arbeiten und somit wirtschaftlich handeln, können sie durch einen interkommunalen Vergleich von geeigneten Kennzahlen erkennen.

•     Die Gemeinde Stuhr nahm nicht an einem interkommunalen Kennzahlenvergleich für das Forderungsmanagement teil.

 

Auch eine interkommunale Zusammenarbeit oder ein Networking im Bereich Vollstreckung kann für die beteiligten Kommunen vorteilhaft sein.

•     Die Gemeinde Stuhr beteiligte sich nicht an einer interkommunalen Zusammenarbeit. Sie setzte in den letzten Monaten verstärkt auf Netzwerke im Bereich Forderungsmanagement.

 

Um Verfahrensschritte transparent darzustellen und einheitlich zu handhaben, bietet sich die Erarbeitung von Musterprozessen für die Abläufe im Forderungsmanagement an.

•     Die Gemeinde Stuhr nutzte teilweise Musterprozesse im Forderungsmanagement.

 

Führt eine Kommune die Zuordnung der Einzahlungen auf die zugehörigen Forderungen IT-gestützt durch, erzielt sie hierdurch eine erhebliche Arbeitszeit- und damit Personaleinsparung.

•     Die Gemeinde Stuhr nutzte dieses Einsparpotenzial.

 

Gesamtergebnis

Alle Kommunen schufen die organisatorischen Voraussetzungen für ein wirksames Forderungsmanagement wobei die Bestrebung Forderungen möglichst zu realisieren und zeitnah beizutreiben bei allen im Vordergrund stand. Verbesserungspotenzial bestand insbesondere beim Einsatz sinnvoller Kennzahlen, um Stärken und Schwächen zu identifizieren und zukünftige Ziele besser definieren zu können. Es wird außerdem empfohlen, klare Strukturen sowie eindeutige und dokumentierte Vorgaben zu entwickeln und festzuschreiben um ein erfolgreiches Forderungsmanagement zu etablieren.

 

Die Gemeinde Stuhr kann mit dem Ergebnis aus der Prüfungsmitteilung zufrieden sein. Die Handlungsempfehlungen werden ganz überwiegend schon seit einigen Jahren praktiziert. Andere wurden mittlerweile umgesetzt bzw. sind in der Umsetzungsplanung.

 

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Nein

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